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Nachfolgend werden die wichtigsten Funktionen für den täglichen Einsatz der Software an der Rezeption erklärt. Am besten Sie probieren diese einfach aus. Die Erfahrung hat gezeigt, dass schon nach wenigen Minuten das Prinzip klar ist und das Programm produktiv im Hotelbetrieb eingesetzt werden kann.
Eine Buchung erstellen
Im folgenden Beispiel sollen 4 Personen am 7. April für 2 Nächte in das 8-Bett-Zimmer "Big Dorm" eingebucht werden:
- Am Anreisetag auf ein freies Bett klicken.
Die Eingabemaske öffnet sich
- Den Namen des Gasts eingeben,
- die Anzahl der Personen und Nächte auswählen
- und speichern.
- Die neue Reservierung erscheint im Belegungsplan.
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Eine Buchung editieren
Um eine Buchung zu verändern, klicken Sie einfach auf die betreffende Reservierung (Rechteck) im Zimmerplan. Dadurch öffnet sich die Eingabemaske. Sie können nun sämtliche Informationen des Gastes (z.B. Name, Adresse, Anreisetag, Zimmer ...) verändern. Klicken Sie anschließend auf speichern, um Ihre Änderungen zu übernehmen oder auf Abbrechen, um die Änderungen zu verwerfen.
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Die Gruppenbuchung
Einem Gast können mehrere Buchungen zugeordnet werden. Dazu müssen Sie zunächst die Eingabemaske öffnen. Bei geöffneter Maske können sie auf weitere freie Betten im Zimmerplan klicken. Jeder Klick auf den Zimmerplan fügt der aktuellen Rechnung eine Buchungszeile hinzu. Im Beispiel Rechts hat ein Gast insgesamt 4 Zimmer reserviert.
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Ein Gast - viele Rechnungen
Ähnlich wie die Gruppenbuchung kann ein Gast auch beliebig viele Rechnungen haben. Dazu öffnen Sie die Eingabemaske und klicken auf den Tab "Neu". Es erscheint dann eine neue Rechnung ohne Rechnungsnummer. Durch Klicken auf freie Betten im Zimmerplan können Sie der neuen Rechnung Buchungen hinzufügen.
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Eine Rechnung oder Buchungsbestätigung erstellen
 Das Erstellen einer Rechnung/Bestätigung ist denkbar einfach. Sie öffnen die Gast-Eingabemaske (Klick auf Buchung im Zimmerplan) und wählen die entsprechende Schaltfläche ("Rechnung drucken" - "Bestätigung drucken"), fertig. Es öffnet sich ein PDF-Dokument, welches Sie ausdrucken oder per E-Mail versenden können.
Auf der Rechnung/Bestätigung stehen Standartexte, die Sie im Administrationsbereich konfigurieren können. Wenn Sie die Texte individuell für einen Gast anpassen müssen, dann wählen Sie "Rechnungstext editieren", bzw. "Buchungstext editieren".
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Die Tagesansicht
Leicht versteckt finden Sie eine Tagesansicht, wenn Sie auf das Datum am linken oder rechten Rand klicken. Die Tagesansicht ist ein PDF-Dokument in dem alle An- und Abreisenden dieses Tages sowie im Hotel verbleibenden Gäste aufgelistet werden. Wenn Sie auf ein Datum am rechten Rand klicken, werden die Preise angezeigt. Diese Funktion ist für Rezeptionisten von Bedeutung. Die Tagesansicht am linken Rand beinhaltet keine Preise und eignet sich daher z.B. für Reinigungskräfte.
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Privatzimmer und Mehrbettzimmer (Dorm)
Privatzimmer sind typisch für Hotels und Pensionen, Dormitories für Hostels. Das Beispiel zeigt 2 Privatzimmer mit 2 und 3 Betten sowie ein 6-Bett-Dormitory.
Freie Betten in Privatzimmer werden ausgegraut, um zu verdeutlichen, dass das Zimmer belegt ist. In einem Dorm hingegen können Sie verschiedene Personen einbuchen, ohne dass freie Felder grau hinterlegt werden.
Der Preis in einem Privatzimmer wird verstanden als "pro Zimmer pro Nacht", in einem Dorm als "pro Person pro Nacht".
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iPhone
Sie können Loventis auch über das iPhone oder jedes andere Smartphone mit Browser bedienen. Diese Funktionalität befindet sich jedoch noch in der Entwicklung. Aktuell können Sie zwar den Belegungsplan anschauen, jedoch keine Reservierungen eintragen. Das wird sich aber noch ändern...
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Noch Fragen?
Wenn Sie noch Fragen haben, können Sie mir gerne eine E-Mail schreiben: martin.hofmann@loventis.de
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